À propos
Notre client, un grand acteur dans le secteur de l'immobilier, recrute son/sa futur(e) Office Manager, pour son bureau parisien.
Le poste
Notre client, un acteur dans le secteur de l'immobilier, recrute son/sa futur(e) Office Manager, pour son bureau parisien.
Objectif du poste :
- Assurer la gestion quotidienne des activités du bureau de Paris, depuis l'accueil jusqu'à la bonne gestion administrative pour les employés français.
- Soutenir les équipes dans leur quotidien au bureau ainsi que dans des projets administratifs. Partager les connaissances et bien collaborer avec les autres équipes de support administratif (assistants d'équipe).
- Chercher à améliorer et à créer un environnement de travail positif pour vos collègues et l'équipe de direction afin de faciliter leur travail quotidien au bureau.
Responsabilités :
GESTION DE L'ACCUEIL ET DU BUREAU
- Assurer le bon entretien et l'organisation générale du bureau.
- Gérer la flotte automobile
- Être l'interlocuteur principal des fournisseurs (accueil, projet d'archivage).
- Superviser le/la réceptionniste et assurer les tâches administratives du bureau (classement/scannage de documents, envoi de courriers officiels, classement des documents, mise en page…).
- Formaliser et mettre à jour un guide pour l'accueil avec des instructions précises pour chaque tâche (courrier, appels, accueil des visiteurs, nettoyage des salles de réunion et de la cafétéria…).
- Mettre en place un inventaire des fournitures et des équipements de protection pour garantir la santé et la sécurité au bureau et lors de visites externes.
- Faciliter le bon déroulement des réunions au bureau, en collaboration avec les assistants d'équipe et l'informatique si nécessaire (catering, gestion des agendas et organisation des réunions en présentiel ou à distance).
- Organiser l'accueil des nouveaux employés pour les nouvelles recrues françaises (organisation des bureaux, politique de bureau propre, distribution des tickets restaurant, suivi des absences, etc.).
- Coordonner les événements d'entreprise au bureau sous la supervision de l'assistant(e) de Direction
TACHES ADMINISTRATIVES
- Gérer les opérations administratives quotidiennes et les rapports de dépenses liés au bureau, ainsi que la mise en conformité en matière de santé et sécurité.
- Assurer la coordination avec les administrations et services locaux (par exemple, services postaux), les fournisseurs et prestataires du bureau.
- Créer des profils pour les fournisseurs afin de générer des bons de commande pour les activités et fournitures liées au bureau.
Profil recherché
Profil recherché :
Excellente maîtrise du français et niveau d'anglais conversationnel.
Expérience en administration et service clients et gestion de services généraux.
Expérience en gestion d'une flotte automobile
Maîtrise des outils Microsoft Office.
